وبلاگ آموزشی خبری کامپیوتر

تعریف صفحه گسترده

تعریف صفحه گسترده : صفحه گسترده این امکان را فراهم می نماید که داده ها را بصورت سطرو ستون وارد نمائید .بعد از وارد کردن داده ها عملیاتی نظیر محاسبات ، مرتب سازی و فیلتر نمودن را روی آنها انجام داده، همچنین میتوان این داده ها را چاپ کرده و نمودار هایی بر اساس آنها ایجاد کرد.

انواع صفحه گسترده :

اولین صفحه گسترده VisiCalc در سال 1978 به بازار آمد. این صفحه گسترده از نخستین "برنامه های کاربردی عالی " محسوب میشد. لوتوس 1و2و3 در سال 1983 به بازار آمد و برای مدت طولانی بیشترین سهم بازار را به خود اختصاص داد. کواتروپرو و اکسلExcel در سال 1987 به بازار معرفی شدند که هر دو تحت محیط گرافیکی Windows عمل میکردند.

ورود به محیط Excel :

Excel جزء نرم افزار های گروه Office میباشد . نرم افزار های Office نصبی میباشند. پس به طور پیش فرض در منوی Program قرارمیگیرند. برای ورود به محیط Excel مسیر زیر را طی میكنیم :

Start/ Programs/ Microsoft Excel

اجزاء پنجره Excel

با اجرای Excel پنجره ای باز میشود كه شامل اجزاء زیر است :

1- نوار عنوان برنامه (Title Bar)
نواری است که بالاترین بخش پنجره محسوب میشود. این نوار شامل نام محیط( Microsoft Excel ) و نامBook و دکمه های هدایت ( Caption Button) كه شامل دكمه های مربوط به بستن، بزرگ نمایی و کوچک نمایی پنجره میباشد است.

2- فهرست انتخاب اصلی یا نوار منو (Menu Bar )
منو به معنی لیست انتخاب میباشد و میتوانیم دستور مورد نظر را از منو انتخاب كرده ، اجرا كنیم.

3- نوار ابزار (Tool Bar )
در زیر نوار منو ، نواری وجود دارد که فرمانهای موجود در منوها را به شکل یک ابزار در اختیار کاربر قرار میدهد. بعضی از این ابزار ها ممکن است در منو ها وجود نداشته باشد. به طور پیش فرض دو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند.

4- نوار فرمول (Formula Bar)
از این نوار برای ایجاد ، ویرایش و نمایش فرمولها استفاده میکنیم این نوار مختص محیط Excel میباشد.

5- نوار انتخاب صفحه کاری (Sheet Bar)
در قسمت پایین پنجره کار پوشه نواری وجود دارد که میتوان Sheet مورد نیاز برای کارکردن را انتخاب نمود. برروی این نوار عناوینی مثل Sheet1, Sheet2, …. وجود دارند که با Click کردن روی هر کدام ، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد.

6- سطر وضعیت (Status Bar )
در زیر نوار انتخاب کاربرگ ، نواری به نام سطر وضعیت وجود دارد که وضعیت جاری برنامه را نمایش میدهد.

فعال کردن نوار ابزار ها :

نوار ابزار ها را میتوان از دو طریق فعال نمود.
1- از طریق منوی View ، گزینه Toolbars
2- بر روی یكی از نوار ابزار ها Right Click کنیم


فعال كردن نوار فرمول و سطر وضعیت :

برای فعال كردن سطر وضعیت و سطر فرمول (Formula Bar) بر روی منوی View، Click کرده و در کنار گزینه های مربوط به آنها علامت تیک میزنیم.

اصطلاحات صفحه گسترده Excel

1- فایل صفحه گسترده یا کارپوشه یا Work Book یا Book :
به فایل ها در Excel کارپوشه اطلاق میشود . فایل ها در Excel با پسوند XLS ذخیره میشوند.

2- صفحه کاری یا کاربرگ یا Work Sheet یا Sheet :
هر فایل Excel از چندین زیر صفحه تشکیل شده است که به آنها کاربرگ گفته میشود. در حقیقت Book محل نگهداری چند صفحه به نام Sheet است. یعنی اطلاعاتی كه ما وارد میكنیم در Sheet ها وارد میشود. به طور پیش فرض هر Book شامل 3 Sheet است.

3- سطر یا Row
هر Sheet از چندین ردیف یا سطر تشکیل شده است که معمولاً با شماره های 1 و 2 ... مشخص میشوند.

4- ستون یا Column
هر Sheet از چندین ستون تشکیل شده است که معمولاً با حروف الفبای A, B, … مشخص میشوند.

5- سلول یا خانه (Cell)
محل برخورد یک سطر و ستون خاص در روی Sheet سبب ایجاد فضایی میشود که به آن سلول گفته میشود. این سلولها میتوانند شامل مقادیر عددی ، کاراکتری ، شیء، و ... باشد.

6- نشانی یا آدرس سلول :
هر سلولی در Sheet با نام یا آدرس خاصی مشخص میشود. برای نوشتن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آنرا مینویسیم. مثلاً آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره میکند.

رفتن سریع به یك آدرس :

برای رفتن سریع به آدرس سلول مورد نظر کافی است در اولین کادر خط فرمول ( Name Box ) آدرس سلول را تایپ كرده و Enter كنیم.

کار با کارپوشه ها در Excel

ایجاد یك Book جدید در Excel :

برای ایجاد یك Book یا یك File جدید در Excel به یكی از روشهای زیرعمل میكنیم :

روش اول :

1- انتخاب منوی File
2- انتخاب گزینه New
3- در پنجره باز شده Workbook را در General Tab: انتخاب میكنیم
4- OK میكنیم


روش دوم :

فشردن همزمان كلید های Ctrl + N

روش سوم :

استفاده ازآیكون New در نوار ابزار)Standard )

روش چهارم :

اگر توجه كنیم در زیر یك حرف هر منو خط كشیده شده. اگر دكمه Alt را با آن حرف بگیریم منو باز میشود. بعد برای فعال كردن هر گزینه منو كافی است دكمه مربوط به حرفی از آن كه زیر آن خط كشیده شده را بفشاریم. پس برای New كافی است Alt + F + N را بفشاریم.

ذخیره كردن یك Book :

اگر بخواهیم Bookیی را كه ایجاد كرده ایم نگهداری كنیم ، باید آنرا ذخیره كنیم. برای ذخیره كردن به یكی از روشهای زیر عمل میكنیم :

روش اول :

1- انتخاب منوی File
2- انتخاب گزینه Save


روش دوم :

فشردن همزمان كلید های Ctrl + S

روش سوم :

استفاده از آیكون Save در نوار ابزار Standard ( )

روش چهارم :

فشردن كلید های Alt + F + S
اگر برای اولین بار باشد كه Save را انتخاب میكنیم ، پنجره ای با نام Save as باز میشود كه شامل قسمتهای زیر است :
1- Save In : مسیر ذخیره سازی را در این قسمت تعیین میكنیم.
2- File Name : نامی را كه میخواهیم file را با آن نام ذخیره كنیم در این قسمت تایپ میكنیم.
3- Save as Type : پسوندی ( نوعی ) را كه میخواهیم فایل با آن ذخیره شود تعیین میكنیم. به این قسمت مگر در موارد خاص دست نمیزنیم.
اگر برای دفعاتی غیر از بار اول Save را انتخاب كنیم پنجره Save as ظاهر نمیشود و تغییرات داده شده با همان نام ذخیره میشود.

نکته
وقتی فایل را با یك نام ذخیره میكنیم آن نام در نوار عنوان ظاهر میشود.

نکته
پسوند فایلهای Excel ، .xls میباشد.

Save As :

اگر بخواهیم Book ذخیره شده را با نام دیگر یا در مسیر دیگر یا نام دیگر و مسیر دیگر ذخیره كنیم Save as را از منوی File انتخاب كنیم.

ذخیره كردن Book بر روی دیسكت :

برای ذخیره كردن یك فایل بر روی دیسكت باید در پنجره Save as ، در قسمت Save in ، 3.5 floppy ( A: ) را انتخاب كنیم.

ذخیره كردن Book با فرمت مناسب برای صفحات وب :

اگر بخواهیم فایل Excel را با فرمتی ذخیره كنیم كه مانند یك صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser دید ، كافی است مراحل زیر را انجام دهیم :
1- انتخاب منوی File
2- انتخاب گزینه Save as a Web Page

نکته
در این حالت فایل را پسوند .htm ذخیره میشود.

باز كردن Book ذخیره شده :

اگر یك Book را كه ذخیره كرده ایم بخواهیم باز كنیم به یكی از روشهای زیر عمل میكنیم :

روش اول :

1- انتخاب منوی File
2- انتخاب گزینه Open


روش دوم :

فشردن همزمان كلید های Ctrl + O

روش سوم :

استفاده از آیكون Open در نوار ابزار Standard ( )

روش چهارم :

فشردن كلید های Alt + F + O با انجام یكی از اعمال بالا پنجره ای باز میشود كه شامل قسمتهای زیر است :
الف- Look in : در این قسمت مسیر فایلی را كه میخواهیم باز كنیم انتخاب میكنیم.
ب- File Name : میتوانیم اسم فایل را در این قسمت تایپ كنیم و Open كنیم . همچنین میتوانیم فایل را در لیست انتخاب كرده و فایل را باز كنیم.

بستن یك Book باز :

در این حالت فقط فایل بسته میشود و محیط بسته نمیشود.

روش اول :

1- انتخاب منوی File
2- انتخاب گزینه Close


روش دوم :

كلیك بر روی آیكون Close كه در نوار منو قرار دارد ( )

روش سوم :

فشردن كلید های Alt + F + C

بستن محیط Excel :

در این حالت اگر فایلی باز باشد ، بسته میشود و سپس محیط Excel بسته میشود. در صورتی كه فایلهای باز ، ذخیره نشده باشند ابتدا سئوالی مبنی بر ذخیره یا عدم ذخیره آنها ظاهر میشود.

روش اول :

1- انتخاب منوی File
2- انتخاب Exit


روش دوم :

كلیك بر روی آیكون Close كه در نوار عنوان قرار دارد. ( )

روش سوم :

فشردن كلید های Alt+ F4

روش چهارم :

فشردن كلید های Alt + F + X

1- اطلاعات عددی

کار کردن با اعداد :

Excel تمام اعداد را یکسان فرض میکند. بنابراین دقت زیادی در نمایش اعداد به صورت مبلغ ، تاریخ و کمیت یا هر شکل دیگری از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش میتوان وارد نمود :

1- با استفاده از کلید های عددی موجود در بالای حروف

2- با استفاده از کلید های موجود در سمت راست صفحه کلید در مد Num Lock. ( در صورتی که اعداد این قسمت کار میکنند که کلید Num Lock روشن باشد .)

علاوه بر ارقام 0 تا 9 میتوان نمادهای خاص + و – و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود.

نکته
Excel به طور صحیح علائم کاما و دلار را قبول نموده و اعداد را در نماد علمی نیز دریافت کند.

نکته
هنگامی که از علائم دلار ، درصد یا کاما استفاده میشود، Excel قالب بندی اعداد را تغییر میدهد.

برخوردExcel با اعداد :

1- اگر طول عدد از سلول كوچكتر باشد تغییری در سلول داده نمیشود.

2- اگر طول عدد به اندازه چند كاراكتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.

3- اگر طول اعداد برای خانه مورد نظر بزرگ باشد یکی از اتفاقات زیر رخ میدهد :

الف- اعداد در نماد علمی نمایش داده میشوند.
ب- عدد گرد میشود.
ج- سلول با یکسری از علائم # پر میشود. این حالت زمانی اتفاق میافتد كه فرمت سلول General نباشد.


2- اطلاعات متنی :

میتوانیم در سلولهای Excel هر متن دلخواهی را چه به فارسی و چه انگلیسی تایپ كنیم.
توانایی Excel برای در نظر گرفتن اعداد مثل متن : اگر عددی مثل 2/6 را وارد کنیم ، پس از Enter کردن ، Excel، 6 مارس را نمایش میدهد. یعنی این اعداد را به تاریخ در نظر میگیرد. برای اینکه این اعداد با همین قالب نوشته شد قبل از آن علامت (') آپستروف قرار میدهیم. یعنی بنویسیم ( '6/2 )

3- اطلاعات از نوع تاریخ :

اگر در سلول Excel یك تاریخ به فرم dd-mm-yy یا dd/mm/yy وارد كنیم به طور اتوماتیك قالب سلول تبدیل به قالب تاریخ شده و خط فاصله ها تبدیل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمایش داده می شود.

4- اطلاعات از نوع زمان :

میتوانیم در سلول Excel یك زمان را با فرمت H:M:S وارد كنیم كه قالب سلول به طور اتوماتیك زمان میشود.

5- اطلاعات از نوع یادداشت :

این نوع اطلاعات توضیحات یا یادداشتهایی هستند كه بر روی سلول ظاهر شده و در مورد آن توضیح می دهند.


فرمول نویسی در Excel


عملگر های Excel

•عملگر های محاسباتی :

عملگر های محاسباتی به ترتیب تقدم ها عبارتند از : ( ^ ) توان و ( % ) درصد و ( * , /) ضرب و تقسیم و ( + و -) جمع و تفریق

•عملگر های رشته ای :

تنها عملگر رشته ای ( & ) است. از این عملگر برای ترکیب رشته ها استفاده میشود.

• عملگر های آدرس :

از این عملگر زمانی استفاده میشود که بخواهیم محدوده ای را مشخص کنیم که ابتدا آدرس ابتدای محدوده را نوشته و سپس علامت ( : ) را میگذاریم و بعد آدرس انتهای محدوده را مینویسیم. ( از این عملگر در درسهای آتی استفاده میكنیم )

ایجاد فرمول و مشاهده نتیجه :

در Excel به چند روش میتوان فرمولها را نوشت :
1- در خط فرمول ( یا در سلول ) قبل از فرمول علامت = را تایپ کرده سپس فرمول را تایپ میکنیم و بعد Enter میزنیم.
2- فرمول را در خط فرمول یا و بعد علامت = در خط فرمول ، Clickسلول نوشته ( بدون علامت = ) سپس بر روی علامت میکنیم. پنجره ای باز میشود که نتیجه را نمایش می دهد. در صورتی که بخواهیم نتیجه نمایش داده شود ، OK را میزنیم.
3- در خانه ای که میخواهیم فرمول نوشته شود، Click میکنیم ، علامت تساوی را تایپ کرده ، سپس با ماوس بر روی خانه ای که میخواهیم عمل بر روی آن انجام شود Click میکنیم ، سپس عملگر را تایپ کرده و سپس بر روی عملوند بعدی Click میکنیم. فرض كنید در سلول A1 عدد 2 و در سلول A2 عدد 5 را نوشتیم و میخواهیم در سلول A3 حاصل جمع این دو را بدست آوریم ، برای این كار ابتدا در سلول A3 علامت = را تایپ كرده سپس بر روی سلول A1 ( اولین عملوند ) كلیك كرده تا آدرس آن در سلول A3 نوشته شود. سپس علامت + ( عملگر ) را تایپ كرده و بعد بر روی سلول A2 ( دومین عملوند) كلیك می كنیم و در انتها Enter می كنیم.

ویرایش سلول :

برای ویرایش محتویات یك سلول به یكی از روشهای زیر عمل می كنیم :

روش اول :

بر روی سلول كلیك كرده و سپس در نوار فرمول در محل مورد نظر كلیك كرده ، ویرایش را انجام می دهیم.

روش دوم :

بر روی سلول double Click كرده و ویرایش را انجام می دهیم.


انتخاب یک یا چند خانه


1- توسط صفحه کلید :

- برای انتخاب یک خانه کافی است با جهت نما (Arrow key)بر روی آن برویم.
- برای انتخاب تعدادی خانه مجاورکافی است دکمه Shift را پایین نگه داشته و با كلید های جهت نما ( Arrow Key)بر روی آن حرکت کنیم.
- برای انتخاب سطر جاری کافی است کلید های Shift + Spacebar را بفشاریم.
- برای انتخاب یک ستون کافی است کلید های Ctrl+ Spacebar را بزنیم.
- برای انتخاب کاربرگ جاری کافی است کلیدهای Ctrl + Shift+ Spacebar را بزنیم.

2- توسط ماوس :

- برای انتخاب یک خانه کافی است با ماوس بر روی آن کلیک کنیم.
- برای انتخاب تعدادی خانه مجاور کافی است دکمه سمت چپ ماوس را پایین نگه داشته و روی خانه ها Drag کنیم.
- برای انتخاب یک سطر کافی است روی شماره سطر Click کنیم.
- برای انتخاب یک ستون کافی است روی حرف ستون Click کنیم.
- برای انتخاب یک کاربرگ کافی است از منوی Edit ، گزینه Select All را انتخاب کنیم.

نکته
برای انتخاب تعدادی خانه غیر مجاور با ماوس به تنهایی یا صفحه كلید به تنهایی نمیتوان انتخاب را انجام داد و باید از ماوس و صفحه كلید ،هر دو استفاده كنیم. برای این كار کافی است کلید Ctrl را پایین نگه داشته و روی خانه های مورد نظر Click کنیم.

دستور برگشت :

میتوانیم عمل انجام داده شده را برگردانیم . فرض كنید در سلول A1 عدد 10 را می نویسیم و سپس آنرا پاك می كنیم . اگر در این زمان ازدستور Undo استفاده كنیم . عدد 10 بر میگردد . برای استفاده از Undo به یكی از روشهای زیر عمل می كنیم.

روش اول:

1- انتخاب منوی Edit
2- انتخاب Undo

روش دوم :

فشردن همزمان كلیدهای ctrl+z

روش سوم :

استفاده از آیكون Undo در نوار ابزار Standard ( )

دستور Redo :

با این دستور می توانیم عمل Undo را برگردانیم .برای اجرای این دستور به یكی از روشهای زیر عمل می كنیم:

روش اول :

1- انتخاب منوی Edit
2- انتخاب Redo

روش دوم :

فشردن همزمان كلیدهای ctrl+y

روش سوم :

استفاده از آیكون Redo در نوار ابزار


نسخه برداری و انتقال سلولها


نسخه برداری از سلولها :

1- موضوعات مورد نظر را انتخاب میکنیم.
2- به یکی از روشهای زیر Copy را انتخاب میکنیم :

الف- استفاده از آیکون Copy ( )
ب- انتخاب منوی Edit، گزینه Copy
ج- Right Click بر روی موضوع و انتخاب گزینه Copy
د- فشردن همزمان کلیدهای Ctrl+C

3- Click بر روی مکانی که میخواهیم اطلاعات اضافه شوند.
4- با یکی از روشهای زیر Paste را انتخاب میکنیم :

الف- استفاده از آیکون Paste ( )
ب- انتخاب منوی Edit ، گزینه Paste
ج- Right Click بر روی موضوع و انتخاب گزینه Paste
د- فشردن همزمان کلید های Ctrl+V

انتقال سلولها :

1- انتخاب موضوعات مورد نظر
2- به یکی از روشهای زیر Cut را انتخاب میکنیم :

الف- استفاده از آیکون Cut ( )
ب- انتخاب منوی Edit، گزینه Cut
ج- Right Click بر روی موضوع مورد نظر و انتخاب گزینه Cut
د- فشردن همزمان کلیدهای Ctrl +X

3- Click بر روی محل انتقال موضوعات
4- به یکی از روشهای گفته شده در حالت قبل گزینه Paste را انتخاب


حذف سلول

وقتی یك سلول را حذف میكنیم محتویات آن به همراه خود سلول حذف میشود كه جای این سلول یك فضای خالی ایجاد میشود. این فضای خالی باید توسط سلولهای مجاور پر شود. برای حذف یك سلول به یكی از روشهای زیر عمل میكنیم :

روش اول :

1- انتخاب موضوعات
2- انتخاب منوی Edit
3- انتخاب گزینه Delete


روش دوم :

1- انتخاب موضوعات
2- Right Click بر روی خانه
3- انتخاب گزینه Delete
با انتخاب گزینه Delete پنجره ای ظاهر میشود که شامل چهار گزینه زیر است ( در این پنجره میتوانیم تعیین كنیم كه محل خالی سلول حذف شده با كدام یك از سلولهای مجاور پر شود. ) :

الف- Shift Cell Left :

باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جای آن میشود.

ب- Shift Cells Up :

خانه زیرین خانه پاک شده را بجای آن منتقل میکند.

ج- Entire Row :

سطر زیرین خانه پاک شده را به جای سطری که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل میکند.

د- Entire Column :

ستون سمت راست خانه پاک شده را به جای ستونی که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل میکند.

نکته
اگر محیط فارسی باشد بجای ستون سمت راست , ستون سمت چپ جایگزین میشود.

پاک کردن سلول :

در این حالت خود سلول حذف نمیشود و فقط محتویات داخل آن یا قالب بندی آن یا توضیحات آن و یا هر سه پاك میشوند.
1- خانه های مورد نظر را انتخاب میکنیم.
2- از منوی Edit ، گزینه Clear را انتخاب میکنیم.
3- زیر منویی باز میشود که شامل گزینه های زیر است :

الف- All : هم محتوای خانه ، هم Format خانه و هم توضیحات را پاک میکند.
ب- Format : فقط Format خانه های انتخابی را پاک میکند.
ج- Comment : فقط توضیحات را پاک میکند.
د- Content : فقط محتوای خانه های انتخابی را پاک میکند.

روش دوم :

1- بر روی سطری كه میخواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود كلیك راست میكنیم.
2- از منوی باز شده Insert را انتخاب میكنیم.

نکته
سطرهای زیرین به پایین رانده میشوند.


اضافه کردن ستون :

روش اول :

1- بر روی ستونی که میخواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود ، کلیک میکنیم.
2- منوی Insert را انتخاب میکنیم.
3- گزینه Column را انتخاب میکنیم.

روش دوم :

1- بر روی ستونی که میخواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود Right Click میکنیم.
2- گزینه Insert را انتخاب میکنیم.

نکته
ستون قبلی به جلو رانده میشود.


تغییر ارتفاع سطر :

برای تغییر ارتفاع سطر به دو روش میتوان عمل کرد :

روش اول :

کافی است به مرز بین سطر مورد نظر و سطر بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر در آید. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag میکنیم.

روش دوم :

در این روش ارتفاع به اندازه دقیق تنظیم میشود . برای این کار مراحل زیر را انجام میدهیم:
1- انتخاب منوی Format
2- انتخاب زیر منوی Row
3- انتخاب گزینه Height
4- در کادرباز شده اندازه دلخواه را وارد میکنیم.

نکته
به طور پیش فرض ارتقاع سطر 12.75میباشد.

تغییر پهنای ستون :

برای تغییر پهنای ستون به یکی از دو روش زیر عمل میکنیم :

روش اول :

کافی است به مرز بین ستون مورد نظر و ستون بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر در آید سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag میکنیم.

روش دوم :

در این روش پهنا را به صورت دقیق تنظیم میکنیم . برای اینکار مراحل زیر را طی میکنیم :
1- انتخاب منوی Format
2- انتخاب زیر منوی Column
3- انتخاب گزینه Width
4- در کادر باز شده مقدار دلخواه را وارد میکنیم.

نکته
به طور پیش فرض پهنای ستون 8.43میباشد.
( كاردركارگاه 3 ، تمرین 32 )

تغییر پهنای استاندارد ستون :

میدانیم که پهنای استاندارد ستونها 8.43 میباشد اگر بخواهیم این پهنای استاندارد را کم یا زیاد کنیم به ترتیب زیر عمل میکنیم :
( فقط به یاد داشته باشید این تغییر بر روی ستونهایی اعمال میشود که پهنای آنها را تغییر نداده باشیم.)
1- انتخاب منوی Format
2- انتخاب زیر منوی Column
3- انتخاب گزینه Standard Width
4- در کادر باز شده پهنای مورد نظر را وارد میکنیم.

جستجوی داده ها

اگر بخواهیم رشته کاراکترهای خاصی را در کاربرگ خود پیدا کنیم، مشاهده هر یک از سلولها کار سختی خواهد بود. پیدا کردن یك رشته از کاراکتر ها که باید تغییر یابند نیز مشکل تر میباشد. اکسل ویژگیهایی دارد که به ما در یافتن داده ها و تعویض آنها کمک میکند.

استفاده از Find :

برای فعال كردن Find به یكی از دو روش زیر عمل میكنیم :

روش اول :

1- انتخاب منوی Edit
2- انتخاب find

روش دوم :

فشردن همزمان كلید های Ctrl + F
جهت جستجوی داده ها مراحل زیر را انجام میدهیم :
1- لغتها یا عددهایی را که میخواهیم مکان یابی کنیم در کادر متن Find What وارد میکنیم.
2- دکمه Find Next را کلیک میکنیم و Excel اولین مورد از شرط جستجو را پیدا میکند و آن را انتخاب مینماید. کادر مکالمه Find بر روی صفحه نمایش باقی می ماند تا بدین ترتیب بتواند جستجو برای متن یا اعداد مشخص شده را ادامه دهیم.
3- جهت جستجو برای مورد بعدی داده های مشخص شده Find Next را مجدداً کلیک میکنیم.
4- جهت برگشت به محیط دكمه Esc را فشرده و یا بر روی دكمه Close كلیك میكنیم. تا کادر مکالمه Find بسته شود و سپس با داده های داخل سلول به کارمان ادامه میدهیم.
5- جهت جستجو پس از بستن کادر مکالمه ، با فشار دادن Ctrl + F کادر مکالمه را میتوانیم مجدداً باز نماییم.

نکته
اگر محدوده ای از سلول ها را در یک کاربرگ , قبل از باز نمودن کادر مکالمه Find را انتخاب کنیم ، جستجو را برای این سلولها محدودكرده ایم .

برقراری شروط بیشتر برای Find :

کادر مکالمه Find با ارائه گزینه های زیر جستجو را با تخصصی تر نمودن آن محدود میسازد.
• Search : میتوان جهت جستجو را مشخص کرد. جستجو به صورت سطری باشد (By Row) یا به صورت ستونی باشد(By Column)
• Look In : با استفاده از این گزینه میتوانیم جستجو را به یک عنصر خاص محدود کنیم در این كادر گزینه های Formula , Values, Comments را خواهیم داشت.

• Match Case : با انتخاب این گزینه محیط به حروف بزرگ و کوچک حساس شده و کلماتی را پیدا میکند که از نظر حروف بزرگ و کوچک مطابق متن تایپ شده در کادر Find What باشد.

• Find Entire Cell Only : این گزینه از Excel میخواهد سلولهایی را که داده های اضافه بر رشته کاراکتر جستجو دارند نادیده بگیرد.

تعویض داد ه ها

استفاده از Replace :

اگر بخواهیم داده پیدا شده توسط Find را با داده های دیگر جایگزین كنیم می توانیم پس از هر بار جستجو پنجره جستجو را بسته ، ویرایش را انجام داده ، دوباره پنجره Find را باز كنیم و عمل جستجو را ادامه دهیم كه این كار وقت گیر میباشد. Excel دستوری ساده برای انجام این كار در نظر گرفته است. با استفاده از Replace میتوانیم این كار را انجام دهیم.
جهت انجام جایگزینی مراحل زیر را انجام میدهیم :

1- متن جستجو را در کادر Find What وارد میکنیم.
2- متن تعویضی را در کادر متن Replace With وارد میکنیم.
3- جهت تایید هر یک از تعویض ها مراحل زیر را دنبال میکنیم.

الف- Find Next را کلیک كرده، Excel به مورد بعدی داده جستجو حرکت میکند و سلول را انتخاب می کند.
ب- در صورتی که بخواهیم تعویض را انجام دهد دکمه Replace را کلیک میکنیم .
ج- Find Next را جهت حرکت به موردبعدی کلیک می کنیم.
د- جهت تعویض تمام موارد داده های جستجو با با دادههای تعویضی ، Replace All را کلیک می کنیم.

پر کردن خودکار چند خانه

یکی از مفید ترین ویژگیهای برنامه Excel ، قابلیت پر کردن داده های متوالی بصورت خودکار میباشد. که به این عمل Auto fill گویند. داده های متوالی میتوانند مجموعه ای از داده ها بصورت 1و2و3و... یا 4و5و.... یا از حروف A و B و C و ... تشکیل شده باشند. همچنین میتواند تاریخ یا روزهای هفته یا ماههای سال باشند. حتی میتوان مجموعه ای از داده های خاص را تعریف کرد.
برای این کار مراحل زیر را انجام میدهیم :

1- چند نمونه اولیه از مقادیر متوالی مزبور را مینویسیم.
2- این مقادیر را انتخاب میکنیم.
3- مکان نمای ماوس را به گوشه پایین سمت راست قسمت انتخابی می آوریم تا به شکل ( + )در آید. به اشاره گر ماوس در این حالت Fill Handle می گوییم.
4- حال به طرف پایین یا راست Drag میکنیم.
5- به این ترتیب با رها کردن کلید ماوس ، خانه های مورد نظر با مجموعه داده های متوالی پر میشوند.

ایجاد لیست جدید خودكار:

اگر برای حروف الفبا Auto fill را اجرا كنیم ، پر كردن خودكار انجام نمی شود. چون حروف الفبا جزء لیستهای آماده نیست پس باید ایجاد شود. برای ایجاد لیست جدید مراحل زیر را انجام میدهیم :
1- انتخاب منوی Tools
2- انتخاب گزینه Options
3- انتخاب Custom list : Tab
4- انتخاب New List در کادر Custom List
5- تایپ اطلاعات در قسمت List Entries ( بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter میکنیم.)
6- انتخاب دکمه Add
7- OK

ایجاد یك لیست خودكار بر اساس لیست موجود در صفحه :

اگر لیستی بر روی صفحه داشته باشیم و بخواهیم بصورت لیست دائمی در آوریم باید مراحل زیر را انجام دهیم. :

1- انتخاب منوی Tools
2- انتخاب گزینه Options
3- انتخاب Custom list : Tab
4- روی دکمه Collapse dialog ( )که در انتهای کادر فهرست Import List From Cells قرار دارد Click میکنیم. تا پنجره مینیمایز شود.
5- انتخاب لیست ها در صفحه
6- روی دکمه Collapse Dialog ( )که در انتهای کادر فهرست Import list From Cell قرار دارد Click میکنیم. تا Resize شود.
7- انتخاب دکمه Import
8- OK

نکته
میتوانیم بجای انجام مراحل 4و 5و 6، در كادر Import ، آدرس سلولهایی كه لیست در آنها قرار دارد را تایپ كنیم.

ویرایش لیست خودكار

میتوانیم لیستهایی را كه ایجاد كرده ایم ویرایش كنیم . یعنی اطلاعاتی را حذف كنیم ، ویرایش كنیم یا اضافه كنیم. برای این كار مراحل زیر را انجام میدهیم :

1- انتخاب منوی Tools
2- انتخاب گزینه Option
3- انتخاب :Custom list Tab
4- انتخاب لیست مورد نظر در کادر Custom list
5- کلیک در محل مورد نظر در کادر List Entries
6- ویرایش متن
7- OK

پاک کردن لیست خودكار:

اگر بخواهیم یك لیست خودكار حذف كنیم تا دیگر پر كردن خودكار بر روی آن عمل نكند مراحل زیر را طی میكنیم :

1- انتخاب منوی Tools
2- انتخاب گزینه Options
3- انتخاب :Custom list Tab
4- انتخاب List مورد نظر در کادر Custom List
5- انتخاب دکمه Delete
6- OK

غیر فعال کردن Auto Fill :

Auto Fill بطور خودکار فعال است. جهت غیر فعال نمودن آن مراحل زیر را طی میکنیم :

1- انتخاب منوی Tools
2- انتخاب منوی Options
3- انتخاب : Edit Tab
4- کادر انتخاب Allow Cell Drag and Drop را غیر فعال میکنیم


آدرس دهی نسبی

درExcel دو مدل آدرس دهی به نامهای : آدرس دهی مطلق و آدرس دهی نسبی داریم.

آدرس دهی نسبی :

فرض كنید سلولهای Excel را به صورت زیر پر كرده ایم :

در سلول B1 فرمول A1+A2 را می نویسیم .اگر این فرمول را copy كرده و در سلول B2 .Paste كنیم و یا با استفاده از Auto fill محتوای سلولهای B2 تا B4 را پر كنیم .اعداد 5و7و4 به ترتیب برای سلولهای B2 تا B4 ظاهر میشوند. حال میخواهیم بدانیم این اعداد از كجا بدست آمده اند. وقتی ما در سلول B1 فرمول A1+ A2 را تایپ میكنیم، در حقیقت سلول سمت چپی و یك سلول پایین آن با هم جمع میشوند. پس برای سلول B2 ، سلول سمت چپی ( A2 ) و سلول پایینی آن ( A3) با هم جمع میشوند كه جواب 5 میشود. برای سلولهای بعدی هم به همین ترتیب محاسبات انجام میشود. به این نوع آدرس دهی ، آدرس دهی نسبی گفته میشود چون نسبت به مكان هر سلول ، فرمول سلول عوض میشود و در حقیقت فرمول درون سلول B2 ، A2+A3 میشود.

در این حالت در حقیقت از آدرس دهی نسبی استفاده كرده ایم. ولی فرض كنید كه درصد مالیات عوض شده و 10% شود. حالا باید دوباره فرمول جدیدی در سلول C1 نوشته و مجدد Auto fill كنیم. برای اینكه نخواهیم در هر بار عوض شدن درصد مالیات فرمول را عوض كنیم میتوانیم درصد مالیات را در سلول جدا نوشته و از آدرس آن در فرمول استفاده كنیم. پس مثلاً در سلول A1 عدد 7% را مینویسیم و در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 را مینویسیم حال Auto fill میكنیم. ولی میبینیم كه برای بقیه سلولها جواب همان حقوق پایه میشود. چرا؟

چون با آدرس دهی نسبی میخواهد عمل كند و چون در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 بوده ، برای C2 فرمول B2-B2*A2 میشود كه مقدار A2 صفر است. پس جواب همان مقدار حقوق پایه میشود. برای رفع این مشكل باید سلول A1 ثابت شود. یعنی در تمام فرمولها A1 در ستون حقوق پایه ضرب شود. در این حالت از آدرس دهی مطلق استفاده میكنیم. برای ثابت كردن سطر یا ستون در كنار حرف ستون یا عدد سطر علامت $ میگذاریم. اگر بخواهیم سلول را ثابت كنیم در كنار حرف ستون و عدد سطر هر دو علامت $ میگذاریم. یعنی در سلول C1 مینویسیم : B1-B1*$A$1

قالب بندی خانه ها در Excel

در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن یا .... کنیم. همچنین میتوانیم دور سلول كادر بیاندازیم یا رنگ زمینه آنرا عوض كنیم. برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی میکنیم :

روش اول :

1- انتخاب منوی Format
2- انتخاب گزینه Cells

روش دوم :

بر روی خانه های مورد نظرکلیک راست کرده و گزینه Format Cells را انتخاب میکنیم.
با اجرای یکی ازسه روش بالا پنجره ای باز میشود که دارای Tab های زیر است :

روش سوم :

فشردن کلیدهای ctrl +1


الف - Number :

توسط این Tab میتوانیم نوع اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه های زیر میباشد :
- Sample : هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش میدهد.
- Category : در این قسمت نوع داده را مشخص میکنیم که شامل انواع زیر میباشد :

1- General : این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان میدهد. و اگر عددی در سلول جا نشودآنرا به صورت نمایی نشان میدهد.

2- Number : مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان میدهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر میشود. همچنین در این قسمت میتوانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم :
- Decimal Places : در این قسمت میتوانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.
- Negative Number : در این حالت میتوانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. ( توجه داشته باشید كه این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل میكند. )
- Use 1000 Separator : اگر در کنار بگذاریم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست جدا کرده و علامت (، )این گزینه میگذارد.

3- Currency : مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان میدهد. در این حالت میتوان تنظیمات زیر را انجام داد :
- Symbol : نوع واحد پول را مشخص میکنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و میتوانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.
- Negative Number : اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.

4- Accounting : مانند حالت Currency است . این قالب بندی ، قالب بندی حسابداری میباشد و علامت پولی در منتهاالهیه سمت چپ آن نوشته میشود.

5- Date : تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان میدهد. و ما میتوانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم. مثلاً مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد. و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.

6- Time : زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان میدهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما میتوانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد. و یا ....

7- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان میدهد.

نکته
در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمیکند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم ، عدد را در 100 ضرب میکند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمیدهد.

8- Fraction : مقادیر را بصورت عدد صحیح نشان میدهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر میشود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد 6 5/10 را بنویسیم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 میشود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه میکند ببیند مخرج اصلی باید درچند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب میکند.

9- Scientific : مقادیر را با قالب بندی علمی نشان میدهد.

10- Text : مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان میدهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان میدهد و مقادیر آنرا محاسبه نمیکند.
(کاردرکارگاه 7 تمرین 8 تا 13 )

11- Special : مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص ( مانند كد پستی ، کد پستی به اضافه چهار رقم، یا شماره تلفن، شماره تامین اجتماعی) نشان میدهد. مثلاً اگر در یک سلول یک شماره تلفن ( در حالت 10 رقمی) تایپ کنیم ، با انتخاب این فرمت به صورت قالب بندی تلفن در می آید. مثلاً اگر شماره IT (3116681184) را وارد میکنیم، به فرمت تلفن در آمده (1184-668 (311) ) و می فهمیم که 311 کد شهرستان ، 668 کد محله و 1184 شماره تلفن IT میباشد.

12- Custom : برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده میکنیم كه خارج از بحث ما میباشد.


ب- Alignment :

توسط این Tab میتوانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم. این Tab شامل قسمتهای زیر است :
1- Horizontal : محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین میکند. این قسمت شامل گزینه های زیر است :
• General : هم ترازی پیش فرض
• Left : هم ترازی داده ها را به سمت چپ ( استفاده برای ارقام)
• Center : هم ترازی داده ها در مرکز
• Right : هم ترازی داده ها به سمت راست ( برای متون )
• Fill : تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است ، پر میکند.
• Justify : یک تراز مناسب برای سلول در نظر میگیرد . معمولاً برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.
• Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی میگذارد.

2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم میکند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است :
• Bottom : هم ترازی داده ها در پایین سلول
• Top : هم ترازی داده ها در بالای سلول
• Center : هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول
• Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز میشوند. ( بدین معنی که داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی میشوند. مانند متون موجود در روزنامه ها )

3- Orientation : شامل قسمتهای زیر است :

• زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس میتوان تعیین کرد.
• Degrees : زاویه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با كلید های Increase و Decrease تعیین كرد.

4- Text Control : شامل قسمتهای زیر است :

• Wrap Text : اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه میتوان آنرا شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.
• Shrink to Fit : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که در داخل سلول بگنجد.
• Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد میتوان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث میشود که این سلول ها بهم پیوسته و یک سلول شوند.

ج- Font :

توسط این قسمت میتوان نوع خط ، اندازه، رنگ و ... خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است :

1- Font : در این قسمت نوع خط را تعیین میکنیم.
2- Font Style : در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که خط کج ( Italic) یا تو پر(Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد.
3- Size: در این قسمت سایز قلم را تعیین میکنیم.
4- Underline: در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه. و نوع خط را تعیین میکنیم.
• None : خط نمیکشد.
• Single : خط تکی زیر متن میکشد.
• Double : دو خطی زیر متن میکشد.
• Single Accounting : تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده میشود.( یعنی تمام حروف بالای خط نوشته میشوند.)
• Double Accounting : دو خطی زیر تمام حروف و زیر کشیده ترین حرف کشیده میشود.

5- Color : در این قسمت رنگ خطوط را متن را تعیین میکنیم.

6- Effect : شامل قسمتهای زیر است : • Strike Through : بر روی متن خط میکشد.
• Super Script : برای بالا نویسی استفاده میشود. اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته . سپس 2 را انتخاب کنیم و این گزینه را فعال کنیم.
• Sub Script : برای زیر نویسی استفاده میشود.

7- Preview : پیش نمایشی از انتخابات را نشان میدهد.
د- Border : توسط این Tab میتوانیم حاشیه بندی انجام دهیم. که شامل قسمتهای زیر است :
1- Style : در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص میکنیم.
2- Color : در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص میکنیم.
3- Presets : در این قسمت محل خطوط را مشخص میکنیم.
• None : حاشیه نمیگدارد.
• Outline : دور سلولها حاشیه میگذارد.
• Inside : داخل سلولهای انتخابی را حاشیه میگذارد.
4- Border : در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد. نیز میتوانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلول حاشیه داشته باشد.

نکته
برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین میکنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click میکنیم.
هـ - Patterns : در این قسمت میتوانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم. که شامل گزینه های زیر است :
• Color : در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب میکنیم.
• Pattern : در این قسمت میتوانیم از الگوها ( هاشورها) استفاده کنیم. همچنین رنگ هاشور را تعیین كنیم.

حذف قالب بندی سلولها :
همانطور كه در فصل سوم گفته شد برای پاك كردن قالب بندی سلول كافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب كرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear ، گزینه Formatting را انتخاب میكنیم.

توسط این دستور می توانیم اعمال ریاضی، منطقی و دیگر توابع را بر روی داده ها داشته باشیم. برای استفاده از توابع به یكی از روشهای زیر عمل میكنیم :

روش اول :

1- بر روی Paste Function , Icon ( )كلیك می كنیم.
2- در پنجره باز شده در قسمت Function Category نوع تابع را مشخص می كنیم. كلیه توابع در 8 دسته طبقه بندی شده اند. در دسته All همه توابع قرار دارند و در دسته Most Recently Used توابعی كه به تازگی از آنها استفاده شده است قرار دارند. اگر گروه تابع را ندانیم میتوانیم آنرا در All پیدا كنیم.
3- در قسمت Function name تابع را مشخص می كنیم.
4- در پنجره ای كه باز می شود به دو طریق می توانیم عمل كنیم:

الف : در كادر Number 1 ،محدوده آدرس اعداد را وارد كنیم. برای وارد كردن محدوده آدرس كافی است ابتدا آدرس اولین خانه محدوده را وارد كرده سپس عملگر آدرس ( : ) را تایپ كنیم و بعد آدرس آخرین سلول محدوده را وارد كنیم. همچنین میتوانیم بر روی Collapse Dialog این كادر كلیك كرده و محدوده را با Drag انتخاب كنیم.
ب : در هر كادر یك آدرس وارد كنیم. برای این كار در كادر اول آدرس اولین سلول را تایپ كرده. بر روی كادر دوم كلیك كرده ،آدرس دومین سلول را تایپ میكنیم. و الی آخر .... معمولاً زمانی از این روش استفاده میكنیم كه سلولها پراكنده باشند.

5- OK را می زنیم.

روش دوم :

1- منوی Insert را انتخاب می كنیم.
2- زیر منوی Function را انتخاب می كنیم.
3- بقیه مراحل مانند مرحله 2 به بعد روش اول است.

روش سوم:

1- در خانه تابع را همراه با آرگومانهای آن تایپ می كنیم. ( توابع و آرگومانهایش در قسمت بعد توضیح داده شده اند. )
2- اگر قبل از آن = گذاشته باشیم كه Enter می كنیم در غیر این صورت بر روی = در نوار فرمول Click می كنیم.

روش چهارم:

1- در یك خانه (خانه ای كه می خواهیم حاصل نوشته شود) علامت = را تایپ می كنیم یا علامت = در خط فرمول را می زنیم.
2- در كادر اول نوار فرمول ( Name Box ) توابع ظاهر می شوند، كافی است بر روی drop down آن Click كنیم تا همه توابع را ببینیم. تابع مورد نظر را انتخاب می كنیم.
3- بقیه مراحل مانند مرحلة 4 به بعد روش اول است.


چند تابع معروف

1- تابع مجموع (SUM ) : برای فعال كردن این تابع یا آنرا تایپ كرده یا به یكی از روشهای گفته شده در بالا عمل می كنیم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب می كنیم و در پنجره Function name ،SUM را انتخاب می كنیم فرمت كلی این دستور به شكل زیر است: ( از این دو فرمت زمانی که بخواهیم فرمول را تایپکنیم استفاده میکنیم. )

1- SUM -number 1 : number 2
2- SUM -number 1;number2;..

نکته
معمولاً برای زمانی كه اطلاعات در سلولهای مجاور باشند از فرمول اول و اگر اطلاعات در سلولهای غیر مجاور و پراكنده باشند از فرمول دوم استفاده میكنیم.

2- تابع میانگین(Average ) : از این تابع برای محاسبة میانگین استفاده میشود .این تابع جزء گروه Statistical است. شكل كلی آن بصورت زیر است :
1- Average - number 1 ; number 2 ;...
2- Average - number 1 : number 2

3- تابع ماكزیمم (Max): ‌از این تابع برای پیدا كردن ماكزیمم چند مقدار استفاده میكنیم : این تابع نیز جزء گروه Statistical است. و شكل كلی آن به صورت زیر است :
1- Max - number 1 ; number 2 ; ….
2- Max - number 1 : number 2

4- تابع مینیمم (Min) : از این تابع برای محاسبة میانگین اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Statistical میباشد. شكل كلی آن به صورت زیر است :
1- Min - number 1 ; number 2 ; ….

2- Min - number 1 : number 2

5- تابع شمارنده (Count) : از این تابع برای شمارش تعداد خانه های پر شامل اعداد استفاده میشود . این تابع نیز جز توابع گروه Statistical میباشد و فرم كلی آن به صورت زیر است :
1- Count - value 1 ; value 2 ; ….
2- Count - value 1 : value 2

6- تابع Round : از این تابع برای گرد كردن اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Math & Trig می باشد و شكل كلی آن به صورت زیر است :
Round - number 1 ; num_digits
قسمت Number برای معرفی عدد و قسمت Num_digits معرف تعداد ارقامی است كه باید گرد شوند،‌ Excel هنگام گرد كردن نگاه به اولین رقم بعد از رقم حذفی می كند اگر كوچكتر از 5 بود كه خود اعداد را می نویسد ولی اگر بزرگتر از 5 بود یك رقم به آخرین رقمی كه میماند اضافه می كند.

Auto sum :

توسط این دستور می توانیم تعدادی خانه را با هم جمع كنیم در این حالت كافی است در خانه ای Click كنیم، Excel خانه های در محدودة خانة انتخابی ما را در نظر می گیرد و مجموع آنها را حساب می كند و خانه های انتخابی را به ما نشان می دهد. اگر این خانه ها مورد نظر ما نبودند، خودمان محدوده را انتخاب می كنیم. برای فعال كردن این دستور كافی است آیكون Auto sum ( ) را از نوار ابزار Standard انتخاب كنیم.